Vi forklarer hva kontroll i administrasjon er og hva som er fasene i kontrollprosessen. I tillegg kommer typene administrativ kontroll.
Hva er kontroll i administrasjonen?
I vitenskapen omledelse, snakker vi om kontroll for å referere til en av de viktigste administrative funksjonene, sammen med planlegger, organisasjon og adresse, som er ansvarlig for å sikre at handlingene til organisasjon utføres i henhold til planen, eller evaluere effektiviteten av de oppnådde resultatene, det vil si deres grad av nærhet til det forventede idealet.
Den administrative dynamikken til kontroll innebærer vanligvis å oppnå informasjon angående forretningsprosessen og resultatene, og bruken av rettelsene som er relevante for å rette opp feilene og maksimere effektivitet.
Det er en mekanisme av tilbakemelding av organisasjonssystemet som er avhengig av å operere på de tre foregående trinnene, spesielt planlegging, et stadium hvor forventninger og mål. I teorien vil en organisasjon hvis prosesser og resultater er nærmere planen være mye mer effektiv enn en som kommer av sporet.
Dermed lar kontrollprosesser ikke bare måle organisasjonens ytelse, men også å etablere nøyaktig de ideelle kvalitetsstandardene for dette, og også å evaluere og iverksette relevante korrigerende tiltak.
Den ideelle kontrollprosessen, i denne forstand, må være økonomisk, fleksibel og forebyggende, men også, som vi har sagt, den må reagere på mål organisatoriske oppsett.
Kontrollprosess (faser)
Fasene i kontrollprosessen har en tendens til å være følgende:
- Fase 1: Etablere standarder. I denne innledende fasen blir måle- eller evalueringsparametrene foredlet og definert, uten hvilke det ville være umulig å vite hvor godt eller dårlig produktet kommer ut. Dette innebærer fire typer standarder: kvantitet (produksjonsvolum, lagerkvantitet osv.), kvalitet (nøyaktighet, oppnåelse av produkt), tid (produksjonstider) og kostnader (salgskostnad, produksjonskostnader, etc.).
- Fase 2: Ytelsesevaluering. Riktig måling av organisasjonsprosesser.
- Fase 3: Sammenligning av ytelse. De forventede ytelsesmarginene sammenlignes med de oppnådde, de sammenlignes med de første standardene for å bestemme marginen for suksess eller feil.
- Fase 4: Korrigerende tiltak. EN rapportere Som registrerer alt det ovennevnte og tar de nødvendige handlingene for å forbedre eller perfeksjonere prosessen, for eksempel å bestemme på hvilket nivå av forretningsstrukturen problemene er og hva som er mulige løsninger.
Typer administrativ kontroll
Gjeldende kontroll utføres gjennom hele forretningsprosessen.
Det finnes følgende typer administrativ kontroll:
- Forhåndskontroll eller forhåndskontroll. Når de er før handlingen, sikrer de at den reagerer på ressursene (menneskermateriell og økonomisk) planlagt. Dette innebærer å identifisere de budsjetterte økonomiske utgiftene, forutse aktivitetene som skal gjennomføres og forutse hva det vil koste å gjennomføre dem.
- Leder- eller ledelseskontroll. De er kjent som fremdriftskontroller eller kybernetiske kontroller, og de overvåker reisen til organisasjonsprosesser før de er ferdige, for å ha tid til å iverksette tiltak eller tvinge frem en ruteendring. Disse kontrollene fungerer bare hvis du har tilstrekkelig tilbakemelding.
- Gjeldende kontroll. Denne kontrollen utføres gjennom hele forretningsprosessen, det vil si samtidig som de passerer, av ledere eller driftspersonalet selv.
- Etterkontroll. De utføres når den produktive handlingen er fullført og gis i etterkant, evaluerer hele ruten og trekker ut konklusjoner relevant for hva som gikk bra og ikke. Deretter samles det inn en rapport som tjener til fremtidig ledelse og for å belønne eller oppmuntre arbeidere.