• Hva er prosjektledelse?
• Metoder for prosjektledelse
• Stadier av prosjektledelse
• Fordeler med prosjektledelse
• Viktigheten av prosjektledelse

Vi forklarer hva prosjektledelse er og metodene den bruker. Også, hva er dens stadier, fordeler og viktighet.

I næringslivet er tilnærmingen fra prosjektledelse ekstremt hyppig.

Hva er prosjektledelse?

Prosjektledelse er en disiplin av ledelse fra Virksomhet, hvis studieobjekt inkluderer planlegger, organisasjon, motivasjon og kontroll over ressursene som er nødvendige for å oppnå et forhåndsbestemt formål, det vil si å nå et mål.

I denne forstand er et "prosjekt" definert som en virksomhet utstyrt med en bestemt begynnelse og slutt, hvis objektiv er å produsere en singel produkt, service eller resultat, det vil si utstyrt med unike mål og som, når de er oppnådd, vil tilføre verdi til produksjonskjeden eller oppnå en form for positiv endring.

Dermed ledelse av prosjekter kan forstås som en sett av spesifikke handlinger som garanterer oppfyllelsen av et mål innenfor bestemte tidsperioder, hvor ressurser, verktøy og talenter brukes. Denne typen studier gjør det mulig å evaluere, styre og kontrollere prosesser av svært mangfoldig karakter, søke om dette metoder, resonnementer og konsepter.

I dagens forretningsverden er tilnærmingen fra prosjektledelse ekstremt hyppig, uavhengig av dimensjonene eller målene til en organisasjon, siden praktisk talt alle operasjonene kan forstås som Prosjekter: fra utarbeidelse av et viktig produkt eller en viktig tjeneste, eller oppfyllelse av sekundære mål, til forbedring av de interne prosessene i samme produktive organisasjon.

Metoder for prosjektledelse

Gantt-diagrammet viser oppgavene og aktivitetene for hvert prosjekt.

Det er tre hovedmetoder for prosjektledelse, som bruker ulike materielle og konseptuelle verktøy, og de er:

• Gantt-diagrammet. Denne metodikken har vært brukt i nesten 70 år og er sannsynligvis den mest og mest kjente av alle prosjektledelsesmetoder, på grunn av sin relative enkelhet. Det handler om en diagram av to akser, der oppgavene og aktivitetene til hvert prosjekt er detaljert, og knytter dem til en rute som viser start, varighet og avslutning. Akkurat der bør de ulike fasene av prosjektet inkluderes, organisere det sekvensielt over tid, for å få et slags "manus" eller prosedyre å følge under gjennomføringen av prosjektet.
• Pert / CPM. Dette er to komplementære tilnærminger, ofte brukt sammen. CPM er kjent som Road to the Critical Path, og det handler om utformingen av en optimal bane som, hvis den følges til punkt og prikke, ville tillate en jevn gjennomføring av aktivitetene som utgjør et prosjekt. For å finne det må du forenkle prosjektet så mye som mulig og gjøre en opptelling av prioriteringer og avhengigheter, samt fordeling av arbeidsmengder. Likevel som dette metode tar ikke hensyn til usikkerhet, er det vanligvis kombinert med Pert, en metodikk som bruker en sannsynlighetsfunksjon for å beregne den totale tiden for prosjektgjennomføring, basert på aktivitetene som utgjør det. Med resultatene er det satt sammen et nettverk av noder som gjør det mulig å analysere den kritiske banen og forutsi standardavviket. Til dette brukes de vanligvis programmer fra databehandling.
• Kritisk kjedemetode. Den nyeste av de tre metodene, men en av de mest kjente av spesialister, er svært egnet for komplekse prosjekter som krever et forenklet perspektiv. Det består i å finne, blant alle aktivitetene som utgjør prosjektet, som er de "kritiske", det vil si de som bestemmer dets maksimale varighet, og deretter redusere den estimerte tiden for hver enkelt ved å inkludere "tidsbuffere" på steder nøkkelkode. Disse bufferne diversifiserer arbeidet, slik at du får tid og effektivitet på den gitte oppgaven.

Stadier av prosjektledelse

Stadiene eller fasene av prosjektledelse er som følger:

• Mulighetsanalyse. Det første trinnet er å finne ut hvor levedyktig eller praktisk prosjektet er, det vil si hva det betyr å videreføre det i økonomiske, logistiske og lønnsomme termer. Hvis investeringen i et prosjekt langt overstiger din kostnadseffektivitet, må det være andre tungtveiende grunner for å gjennomføre det.
• Arbeidsplanlegging. Deretter fortsetter vi med å liste og detaljere de forskjellige oppgavene som utfører prosjektet vil innebære, det vil si trinnene som må følges, uten å miste av syne ressursene som hvert trinn vil kreve og estimatene for kostnader, innsats og tid nødvendig.
• Prosjektgjennomføring. I dette stadiet utføres de planlagte oppgavene og det lages en rapport om hvordan de oppstår, det vil si hvilke hindringer de finner, hvilke resultater de gir og all informasjon som er nødvendig for å mate kontrollstadiet. Dette er stadiet der alt planlagt utfolder seg.
• Overvåking og kontroll. I dette trinnet er det nødvendig å overvåke at prosessen gir de forventede resultatene, og konklusjoner relevant fra informasjonen som ble samlet inn under utførelsen. Basert på disse konklusjonene kan de endres strategier, ta korrigeringer og lede prosessen mot et ideelt resultat.
• Prosjektavslutning. Gjennomføringen av et prosjekt er også svært viktig, siden hele prosessen på dette stadiet evalueres i etterkant, noterer seg feil, ulykker, uforutsette hendelser og utarbeider en rapport som er nyttig for planlegging og gjennomføring av fremtidige prosjekter. Dette er stadiet av læring. Hvis prosjektene er vellykkede, er det her backup eller godkjenning av det som er oppnådd.

Fordeler med prosjektledelse

Effektiv prosjektledelse garanterer høyere læringsmarginer.

Fordelene med effektiv prosjektledelse er ikke få:

• Effektiv bruk av ressurser og tid. Unngå sløsing, mangel og andre tilbakeslag som vil redusere lønnsomheten til prosjektet.
• Større kontroll over organisasjonens skjebne. Siden du kan visualisere og organisere (prioritere, prioritere, for eksempel) prosjektene som skal gjennomføres.
• Større garanti for suksess. Siden uplanlagte prosjekter er prisgitt det som kan gå galt, uten bevissthet om hva de innebærer eller rett og slett skjer på en uorganisert måte.
• Større læringsmarginer. Siden prosjektledelsen endelig gir etter rapporter verdifulle angående oppførselen til organisasjonen og dens dyder og ulemper ved prosjektgjennomføring.

Viktigheten av prosjektledelse

Formaliseringen av feltet prosjektledelse gir det strengheten til en vitenskapelig disiplin, nitid og evnen til å generere informasjon, erfaring og læring. I denne forstand er det en viktig kunnskap for bedriftsadministrasjon og for organisasjonsplanlegging, som i dag utføres gjennom ulike verktøy for programvare å dra nytte av tidens teknologiske fordeler. Uten prosjektledelse ville en standardisering av denne typen forretningsinformasjon ikke vært mulig.