• Administrasjonsfunksjoner
• Planleggingsfunksjonen
• Den organiserende funksjonen
• Rollen som leder
• Funksjonen til å koordinere
• Funksjonen til å kontrollere

Vi forklarer hva som er funksjonene til administrasjonen definert av Henry Fayol og egenskapene til hver enkelt.

Administrative funksjoner påvirker hele strukturen i en organisasjon.

Administrasjonsfunksjoner

Funksjonene til ledelse er universelle oppgaver som gjør det mulig å koordinere settet av aktiviteter som skjer i en virksomhet, effektivt.

En av de første teoretikere som definerte disse retningslinjene var Henry Fayol. Denne franske ingeniøren brakte en klassisk tilnærming til ledelse, etter å ha opplevd konsekvensene av Industrielle revolusjon og av Første verdenskrig.

Administrative funksjoner påvirker helheten strukturen til en organisasjon, fra lavere og mellomnivå (med arbeidere og fagfolk) til de høyeste nivåene (med lederkapasitet, som inkluderer det administrative området).

Mens objektiv slutten av et selskap er å generere Fortjeneste, de administrative funksjonene er de tiltakene som må følges for å nå sine mål, gjennom ulike handlinger og strategier.

Planleggingsfunksjonen

Planleggingsfunksjonen er den første og viktigste av administrativ ledelse. I følge Fayol trenger selskapet en god handlingsplan (eller projeksjon) der hele strukturen må delta, som gjør det mulig å administrere produksjonsområdet, personellet og midler.

Planlegging kan være både kortsiktig og langsiktig. I tillegg bør det betraktes som en prosess kontinuerlig, det vil si at ledelsen må prosjektere, implementere og gjennomgå planleggingen med jevne mellomrom for å justere planen etter behov og basert på oppnådd fremgang.

Utviklingen av planlegging innebærer å definere aspekter ved selskapet, for eksempel:

• De oppdrag. Det refererer til formålet organisasjonen ble opprettet for.
• Åpenbaringen. Det refererer til den langsiktige situasjonen du ønsker å plassere organisasjonen i.
• De verdier. Refererer til settet med regler og prinsipper som institusjon.
• De mål. Det refererer til mer spesifikke formål enn visjon, selv om de også kan være langsiktige.

Den organiserende funksjonen

Sortering av oppgaver lar deg optimalisere ressurser og arbeidstid.

Organiseringsfunksjonen er nøkkelen for at selskapet skal holde ut vær. Sortering av oppgavene i henhold til områdene og den generelle strukturen, gjør det mulig å optimalisere de nødvendige ressursene, få mest mulig ut av arbeidstiden, forbedre arbeidsflyten og ta bedre beslutninger.

Kort sagt, organisering av alle delene som utgjør organisasjonen oppmuntrer til produktivitet og forbedrer fortjenesten.

Utover målene som er satt, de uforutsette hendelsene som kan oppstå eller personen som er ansvarlig for adresse, er det nødvendig å organisere hver del av selskapet i det som kalles "Organisasjonskart”, En grafisk representasjon av strukturen som viser samspillet mellom hver del og personene som utgjør den.

Hovedtyper av organisasjoner kan være:

• Lineær. Den består av den eldste og enkleste typen organisasjon, og er basert på prinsippet om pyramideformet enhet av kommando med en enkelt autoritet, formelle kanaler for kommunikasjon og sentraliserte beslutninger.
• Funksjonell. Den består av en type organisasjon basert på spesialisering. Det er preget av delt autoritet, direkte kommunikasjonskanaler, desentralisering av vedtak og vektlegging av oppgavespesialisering.

Rollen som leder

Regifunksjonen er egen for ledelsen og består i å gi ordre til arbeidsstyrke. Klare og konkrete instrukser fra ledelsen, gjennom hensiktsmessige kanaler, garanterer gode ansattes prestasjoner.

I tillegg er det viktig å motivasjon av underordnede for å oppnå bedre respons både i produktivitet og i arbeidsmiljøet. Avhengig av strukturen i selskapet kan det imidlertid være vanskelig for ledelsen å opprettholde et nært forhold til alle ansatte.

De ledere må ha tilstrekkelige formidlingskanaler eller kommunikasjon, som lar dem formidle klare budskap, få tilbakemeldinger og være klar over hva ansatte sier (for eksempel gjennom medarbeiderprestasjonstester utført av ledere eller medarbeidertilfredshetsundersøkelser).

Funksjonen til å koordinere

Koordineringsfunksjonen består i å harmonisere alle aktiviteter og innsats i hver del av organisasjonskartet, slik at de handler sammen mot generelle mål av selskapet. Hvert område av organisasjonen må kompletteres og berikes med arbeidet til de andre delene.

De ledelse Det må fokusere på koordinering, for å oppnå medarbeidermotivasjon, riktig arbeidsflyt og effektiv produktivitet. Et sentralt verktøy for koordinering er kommunikasjon gjennom ulike kanaler, som gjør det mulig å gi klare meldinger og opprettholde nærhet til hver enkelt arbeidstaker.

Bemanning er en prosess som innebærer å ansette egnede arbeidere og beholde de som er egnet for selskapet (gjennom treninger, kompensasjon og medarbeiderevalueringer). Handlingen til koordineringen på alle områdene gjør det mulig å oppdage profilen til ansatte som er nødvendig for hver oppgave.

Funksjonen til å kontrollere

Kontroll- eller overvåkingsfunksjonen sørger for at oppgaver utføres som planlagt. Ledere må gjennomføre ansattes ytelsesgjennomganger med jevne mellomrom for å forutse potensielle hindringer eller avvik fra oppgaver (som vil hindre oppnåelse av mål).

Ledere kan sette ytelsesstandarder for å måle ytelse blant arbeidere. Med resultatene av analysen kan ledelsen ta bedre beslutninger, både for å løse konflikter og for å rette opp feil i forhold til det som var planlagt.